Перенесли клиентскую базу из таблиц в EspoCRM

Исходная ситуация

Оптовая компания работала с постоянными покупателями и новыми запросами. Менеджеры сохраняли контакты в личных таблицах, коммерческие предложения отправляли из почты, а состояние сделки фиксировали так, как было удобно каждому.

Когда сотрудник отсутствовал, коллеге приходилось искать последние письма и уточнять договорённости. Руководитель получал картину продаж после отдельного сбора данных. При этом команде не требовалась сложная ERP: сначала нужно было наладить работу с клиентами.

Что требовалось организовать

Задачу разделили на перенос базы и настройку ежедневной работы. В CRM должны были появиться компании, связанные с ними контакты, ответственные менеджеры, сделки и следующие действия.

Бухгалтерский учёт, склад и расчёт себестоимости остались в существующих системах. Также не стали переносить в CRM весь архив переписки: для начала отобрали действующие договорённости и данные, нужные для текущих продаж.

Почему начали с EspoCRM

Рассматривали доработку общей таблицы и запуск более широкой системы управления компанией. Таблица сохраняла зависимость от ручного ведения связей и доступа к файлам, а второй вариант включал процессы, которые ещё не были готовы к переносу.

EspoCRM позволяла собрать компании, контакты, обращения и сделки в одном интерфейсе. Первый этап ограничили базовым процессом продаж и настройкой ролей. Автоматические цепочки действий и обмен с учётной системой не включали в первоначальный запуск.

Как проходило внедрение

• Развернули EspoCRM и подготовили административный доступ, HTTPS и фоновые задания.

• Разобрали исходные таблицы: сопоставили поля, привели телефоны и адреса почты к единому виду, выделили компании и контактных лиц.

• Согласовали спорные дубли с менеджерами. Записи с разными договорённостями не объединяли только по похожему названию компании.

• Выполнили пробный импорт и проверили связи. После исправлений перенесли подготовленную базу и закрепили ответственных.

• Настроили этапы сделки по фактической работе отдела: уточнение запроса, подготовка предложения, согласование и завершение.

• Создали роли менеджеров и руководителя. Проверили доступ к записям и возможность передачи клиента между сотрудниками.

• Настроили задачи по следующим действиям и подготовили инструкцию на примере рабочего обращения.

Как разобрались с неоднозначными данными

В таблицах одна организация могла встречаться под сокращённым названием, юридическим наименованием и именем контактного лица. До импорта подготовили таблицу соответствий и отдельно разобрали записи, которые нельзя было уверенно объединить.

Этапы сделки тоже пришлось уточнить. Формулировки вроде «в работе» не показывали, какое действие требуется от менеджера. Для каждого этапа описали условие перехода и договорились, что активная сделка должна иметь ответственного и следующий шаг.

Как проверяли результат

• Сверили импорт с подготовленной базой и проверили компании, контакты и назначенных менеджеров.

• Проверили записи, которые ранее считались дублями, и убедились, что разные контакты не потеряли связь с компанией.

• Провели обращение от первого запроса до завершения сделки и проверили наличие следующего действия на рабочих этапах.

• Открыли CRM под учётными записями разных ролей и проверили чтение, изменение и передачу записей.

• Передали клиентскую карточку другому менеджеру и проверили, что контекст работы сохраняется в CRM.

Результат для отдела продаж

Вместо отдельных файлов отдел получил общую клиентскую базу со связями между компаниями, контактами и сделками. Менеджер фиксирует договорённость в карточке клиента и создаёт задачу на следующее действие.

Руководитель видит состояние сделок и распределение ответственности в CRM. Передача клиента больше не начинается с поиска нужной таблицы: сотрудник получает запись с сохранённым контекстом и текущими задачами.

Что передали команде

Передали правила ведения карточек, описание этапов и памятку по задачам. За качество клиентских данных и соблюдение рабочего процесса отвечает руководитель отдела.

Техническое обслуживание включает обновления, проверку фоновых заданий и разбор ошибок. Подключение сайта, почты, телефонии или учётной системы добавляется после отдельного согласования данных и сценариев обмена.

Решение для похожей задачи

Посмотреть состав решения