Как перенести почту в mailcow или Mailu и проверить полноту переноса
Перенос почты начинайте с одного сложного ящика и списка того, что нужно сохранить. Письма, контакты, календари и настройки проверяются отдельно. После пробного копирования сравните папки, важные вложения и работу телефона. Только затем переключайте домен, сохраняя старый сервер до проверки новых писем и полноты переноса.
Что подготовить
- Список ящиков, общих адресов, владельцев, объёмов и используемых почтовых программ.
- Созданный ящик на новом сервере, достаточное место и доступ к старой почте.
- Согласованное время переключения, администратор и сотрудник для проверки своего ящика.
Что собрать до переноса #
В проектной компании шестнадцать сотрудников и два общих ящика: продажи и документы. Почта переезжает в mailcow или Mailu. Первый шаг — составить полный список адресов, а не начать с самого маленького ящика и предположить, что остальные похожи.
Ящики и дополнительные адреса. Владелец, объём, ограничение размера, пересылки и алиасы — адреса, доставляющие письмо в выбранный ящик.
Данные вне сервера. Локальные архивы на компьютерах, адресные книги, календари, правила сортировки писем и права коллег на общий ящик.
Доступ и устройства. Пароль или пароль приложения, рабочая программа и телефон. Проверьте, каким способом каждый сотрудник входит сейчас.
Для каждого ящика запишите папки, число сообщений и несколько важных писем с вложениями. Назначьте владельца, который проверит результат. Договоритесь, когда сравниваете данные: активный ящик меняется даже во время переноса.
Что переносится вместе с письмами #
| Что переносим | Как переносим | Что сравниваем |
|---|---|---|
| Письма и папки | Копирование через IMAP | Папки, числа, даты и важные письма |
| Отметки сообщений | По возможностям инструмента и серверов | Прочитано/непрочитано и важные отметки |
| Ящики и место | Настройка на новом сервере | Вход владельца и запас свободного места |
| Алиасы и пересылки | Настройки домена | Письмо на каждый важный адрес |
| Контакты и календари | Отдельный экспорт и импорт | Записи, встречи, повторения и часовые пояса |
| Локальные архивы | Отдельный подходящий способ | Файлы целы и доступны в программе |
IMAP — способ работы с письмами на сервере. Через него imapsync копирует письма, но не создаёт новые аккаунты. Домены, ящики и ограничения размера на новом сервере готовят отдельно; контакты и календари тоже требуют отдельного переноса.
В mailcow используйте Sync Jobs — задачи копирования почты с другого IMAP-сервера. Право создать задачу должен иметь сотрудник или администратор. Для Mailu заранее создайте домен и ящики, затем выберите инструмент; такую же панель задач считать включённой нельзя.
Сравнивайте папки, письма и их свойства. UID — внутренний номер письма — на новом сервере может измениться: его назначает принимающая сторона. Совпадение этих номеров не требуется; важнее найти нужное письмо и открыть его вложение.
Как сверять папки и сообщения #
Заполняйте таблицу по каждой папке и одному времени сверки. В source_count запишите число писем на старом сервере, в target_count — на новом. Если часть сообщений не переносится намеренно, зафиксируйте причину и число в excluded_count.
mailbox,folder,source_count,target_count,excluded_count,checked_at,status
demo@example.com,INBOX,,,0,,not_checked
demo@example.com,Sent,,,0,,not_checked
demo@example.com,Archive/2025,,,0,,not_checked
demo@example.com,Клиенты,,,0,,not_checkedОбщее число может совпасть, даже если одна папка потерялась, а в другой появились дубли. Поэтому сверяйте каждую папку отдельно. Для любого расхождения запишите причину и сотрудника, который исправит ошибку или подтвердит допустимое исключение.
Состав папок. Названия на русском, вложенные разделы и архивы за прошлые годы должны остаться понятными.
Письма и вложения. Найдите заранее выбранные сообщения, проверьте даты, отметку прочтения и открытие больших файлов.
Время и итог.
checked_at— дата сверки, status — результат и оставшийся вопрос. Не отмечайте папку проверенной до сравнения её содержимого.
В почтовой программе проверьте «Отправленные», «Черновики» и «Корзину». Программа может сохранять новые сообщения не в ту папку, которую вы перенесли. После отправки учебного письма убедитесь, что оно появилось в ожидаемом месте.
Сначала перенесите один сложный ящик #
Выберите сложный ящик: несколько лет истории, русские названия папок и большие вложения. На новой стороне проверьте свободное место и защищённое подключение. Для первой попытки копируйте данные, сохраняя источник; удаление старых писем затруднит возврат.
В задаче mailcow укажите старый сервер, порт, защищённое соединение и данные входа. Если прав недостаточно, задачу создаёт администратор. При использовании imapsync сохраните версию программы, параметры, журнал и правила соответствия папок.
Не меняйте способ определения одинаковых сообщений посреди переноса без проверки. Повторный запуск может дать другой результат. Если используете предварительную проверку без копирования, разберите её журнал; затем проверьте реальные письма на новой стороне.
Проверка одного ящика перед общим переносом
- Создайте новый ящик с достаточным местом и проверьте вход на оба сервера.
- Сохраните список папок и число писем; выберите важные сообщения с вложениями.
- Скопируйте письма, сохраняя старую сторону, и разберите журнал ошибок и пропусков.
- Откройте новую почту и проверьте папки, даты, отметки прочтения и выбранные вложения.
- Повторите копирование с теми же параметрами и проверьте отсутствие необъяснимых дублей.
- Попросите владельца найти старое письмо и отправить новое из обычной программы; только затем планируйте общий переход.
Как переключить домен #
Перед переключением администратор готовит адрес нового сервера и записи DNS — настройки направления почты домена. MX определяет сервер приёма, PTR — обратную запись адреса; также нужны настройки проверки отправителя и рабочий сертификат.
TTL — срок хранения записи DNS в памяти других серверов. Его изменение планируют заранее: старое значение уже может быть сохранено. Поэтому после смены адреса часть новых писем некоторое время придёт на прежний сервер.
До переключения. Скопируйте основную историю, проверьте новый ящик и подготовьте настройки программ сотрудников.
Во время переключения. Измените направление почты в согласованное время. Объясните, с какого сервера сотрудники отправляют письма.
После переключения. Оставьте старую сторону доступной и докопируйте сообщения, пришедшие туда позже.
Если нужен возврат. Учтите письма, уже поступившие на новую сторону. Одного возврата старой записи DNS недостаточно, чтобы собрать всю переписку.
Что проверить после переключения #
Отправьте учебные письма из независимых внешних доменов на личный ящик, общий адрес и важный алиас. Получите их, ответьте и откройте вложение. Администратор проверяет признаки отправителя; сотрудник — результат в своей обычной программе.
Для задержки, отказа и спама нужны разные действия. Сохраните сведения о конкретном тестовом письме, чтобы понять, где оно остановилось. Перенос старых писем не подтверждает работу новой доставки; её нужно проверить отдельно.
Контакты и календари примите отдельно. Для календаря проверьте встречи, повторения, часовой пояс и участников; для адресной книги — записи и поля. На телефоне и в Outlook проверьте поддерживаемое подключение, поиск старого письма и обычную отправку.
Когда отключать старый сервер #
Отключайте старую площадку после сверки, сохранения нужных архивов и согласованного наблюдения за новой почтой. Срок зависит от хранения DNS-записей и активности ящиков. Пока есть неразобранные расхождения, источник нужен для проверки и возврата.
В mailcow остановите или удалите ненужные задачи копирования и пересмотрите использованные пароли. Сохраните параметры, версии, журналы и решения по расхождениям. Каждый владелец должен подтвердить свою почту, а администратор — направление новых сообщений.
Дальше обслуживайте копии, размер ящиков, сертификаты и очередь отправки. Назначьте ответственного за DNS и контакт провайдера для PTR. Регулярно проверяйте входящее и исходящее письмо извне, а также дату последней резервной копии.
Перенос можно завершать, когда
- Каждый владелец проверил папки, числа, важные письма и вложения своего ящика.
- Расхождения и исключённые сообщения объяснены; ошибки исправлены или имеют согласованное решение.
- Новые письма приходят и отправляются через нужные адреса и устройства.
- Контакты и календари проверены отдельно; условия отключения старого сервера выполнены.