Собрали проектные документы в Nextcloud и ONLYOFFICE

С чем к нам пришли

В проектном бюро инженеры готовили спецификации, руководители собирали коммерческие предложения, а подрядчики передавали результаты по отдельным ссылкам. У каждого проекта получалось несколько мест хранения: сетевой диск, личные папки и переписка.

Проблема особенно проявлялась при согласовании. Один сотрудник отправлял таблицу по почте, другой исправлял свою копию, а руководитель получал несколько файлов с похожими названиями. Требовалось общее место для актуальных документов и понятный порядок доступа.

Задача и границы проекта

Нужно было перенести рабочие файлы, организовать папки проектов и дать команде возможность редактировать офисные документы прямо в браузере. Для внешних исполнителей требовался доступ только к передаваемым материалам.

Отдельно определили границу: специализированное проектное ПО оставалось на рабочих станциях. Чертежи и другие файлы таких приложений хранятся в Nextcloud, но их редактирование не переносилось в веб-интерфейс.

Почему выбрали Nextcloud и ONLYOFFICE

Приведение в порядок обычного сетевого диска решало бы часть проблемы с папками, но сохраняло пересылку офисных документов для совместной работы. Команде также требовался доступ из браузера за пределами офиса.

Nextcloud использовали как единое хранилище с пользователями, группами и правилами обмена файлами. ONLYOFFICE подключили для документов, таблиц и презентаций. Сервер редакторов разместили отдельно от хранилища, чтобы его обслуживание не было связано с переносом пользовательских файлов.

Что сделали

• Подготовили сервер хранилища, настроили домен, HTTPS, фоновые задания и административный доступ.

• Разделили папки на действующие проекты, общие шаблоны и архив. Для каждого действующего проекта определили владельца материалов.

• Создали группы сотрудников и настроили права. Для обмена с подрядчиками выделили отдельные папки и ограничили внешние ссылки.

• Собрали перечень переносимых данных, выполнили предварительное копирование и сверили структуру. На время окончательного переноса остановили изменения в исходных папках.

• Подключили ONLYOFFICE и проверили открытие, одновременное редактирование и сохранение документов, которыми пользуется бюро.

• Настроили резервные копии файлов, базы и конфигурации, подготовили порядок восстановления и короткие инструкции для сотрудников.

Что потребовало отдельного решения

Основная сложность оказалась в исходных данных: копии одного документа встречались в нескольких папках. Мы не выбирали актуальную версию автоматически. Владельцы проектов определили рабочие материалы, а остальные копии перенесли в архив с сохранением исходной структуры.

Смешивать внутреннюю работу и обмен с подрядчиками также было неудобно. Для передачи файлов выделили отдельные папки: внешняя ссылка не открывает соседние материалы проекта. Поведение проверили из браузера без входа в учётную запись сотрудника.

Как принимали работу

• Сверили состав перенесённых папок и выборочно открыли файлы разных форматов.

• Проверили, что инженер видит свои проекты, руководитель получает нужный обзор, а подрядчик открывает только переданную папку.

• Открыли общий документ под разными учётными записями, внесли изменения и проверили сохранённую версию.

• Отозвали внешнюю ссылку и убедились, что прежний адрес больше не даёт доступа.

• Восстановили копию в отдельном окружении и проверили наличие файлов и связанных записей.

Что изменилось в работе бюро

У каждого проекта появилось общее место хранения. Для согласования офисного документа сотрудники передают ссылку на рабочий файл, а не новую копию во вложении. Руководитель видит ту же версию, с которой работает команда.

Доступ подрядчика можно выдать и отозвать отдельно от внутренних прав. Архив проектов отделён от текущей работы, а новые папки создаются по единой структуре. Порядок использования хранилища передан команде вместе с настройками и инструкциями.

Как устроено сопровождение

В обслуживание входят контроль фоновых заданий и резервных копий, проверка свободного места и обновления после проверки совместимости приложений. Владельцы проектов отвечают за состав рабочих документов и выдачу проектных доступов.

Новые интеграции, изменение структуры хранения и подключение дополнительных отделов оформляются отдельными задачами. Это позволяет менять систему без незаметного расширения первоначального объёма работ.

Решение для похожей задачи

Посмотреть состав решения